home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 2 / Gold Medal Software Volume 2 (Gold Medal) (1994).iso / utils / lacces10.arj / LACCESS.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-09-24  |  23KB  |  638 lines
  1.  
  2.                           L A S T   A C C E S S
  3.  
  4.                            File Access Monitor
  5.  
  6.                                 ---------
  7.                                    AND
  8.                                 ---------
  9.  
  10.                  L A S T   A C C E S S   D I R E C T O R Y
  11.  
  12.  
  13.                       Directory Utility for Last Access
  14.  
  15.  
  16.                               By  Patri-Soft
  17.  
  18.  
  19.                          (tm)  ┌─────────┐
  20.                          ┌─────┴───┐     │ MEMBER
  21.                       ───│         │     │────────────────
  22.                          │  ┌──────┴──┐  │ Association of
  23.                          │  │         ├──┘   Shareware
  24.                          └──┤    ■    │    Professionals
  25.                       ──────│    ║    │───────────────────
  26.                             └────╨────┘
  27.  
  28.                           5225 Canyon Crest Dr.
  29.                             Suite 71-358
  30.                           Riverside, CA  92507
  31.  
  32.                            (909) 352-2820 (Voice)
  33.                            (909) 352-2825 (Data)
  34.                            (909) 352-1527 (Fax)
  35.  
  36.                              August, 1993
  37.  
  38.  
  39.                        Copyright 1993 by Patri-Soft
  40.  
  41.  
  42.                                Table of Contents
  43.  
  44.  
  45.         OVERVIEW.........................................................  1
  46.         HOW TO USE LAST ACCESS...........................................  3
  47.            COMPATIBILITY.................................................  3
  48.            LAST ACCESS OPTIONS...........................................  3
  49.            DISABLING LAST ACCESS.........................................  4
  50.         LAST ACCESS DIRECTORY............................................  4
  51.            LDIR USAGE....................................................  5
  52.            LDIR COMMANDS.................................................  5
  53.               EXAMPLE OF COMMAND USAGE...................................  6
  54.               LIST OF LDIR COMMANDS......................................  6
  55.                  /A  ACCESSED FILES......................................  6
  56.                  /D: DATE SELECT.........................................  6
  57.                  /LC  DISPLAY BYTES NOT USED IN X NUMBER OF DAYS.........  7
  58.                  /LD  LAST ACCESS DATE...................................  7
  59.                  /LP  LAST PROGRAM NAME..................................  7
  60.                  /ND  NO DIRECTORIES.....................................  7
  61.                  /NH  NO HEADER..........................................  7
  62.                  /NS   NO STATISTICS.....................................  7
  63.                  /O   OMIT FILES.........................................  8
  64.                  /ON   ONLY NAMES........................................  8
  65.                  /OS    ONLY STATISTICS..................................  8
  66.                  /P    PAUSE DISPLAY.....................................  8
  67.                  /PX    PROGRAM EXCLUDE..................................  8
  68.                  /S    SEARCH THE SYSTEM.................................  9
  69.                  /SZ   SELECT FILES BY SIZE..............................  9
  70.         TECHNICAL SUPPORT................................................  9
  71.            TO CONTACT US:................................................  9
  72.         REGISTERING WITH PATRI-SOFT...................................... 10
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.                                      i
  100.  
  101.  
  102. OVERVIEW
  103.  
  104. Is your hard drive becoming dangerously close to being full?  Have you
  105. run DoubleSpace or Stacker only to realize that you are still going to
  106. run out of room?  Wouldn't it be nice if you had a utility that would
  107. allow you to move or delete inactive files to floppies - files that you
  108. don't even use?  You could truly manage your hard drive space
  109. efficiently.
  110.  
  111. Well, such a program does exist!  It is the new Last Access from
  112. Patri-Soft.  Last Access is a TSR that checks for any and all accesses
  113. to a file.  If the file has never been viewed, altered, or run, then you
  114. monitor and optionally remove that file.
  115.  
  116. Use Last Access in conjunction with LDIR - Last Access Directory, you
  117. can find these files quickly and easily.  What makes Last Access even
  118. better is that it works with Patri-Soft's PCOPY to copy move or delete
  119. the files that you have found with Last Access.  Future plans include
  120. upgrading Stowaway, Patri-Soft's off-line storage utility, to work with
  121. Last Access.
  122.  
  123.  
  124. Last Access not only keeps track of the last time a file was accessed,
  125. but by what program as well.  An ACCESS occurs anytime you edit, change,
  126. or even view a file.
  127.  
  128. Last Access remains in memory, "watching" these accesses, and marks them
  129. in the DOS directory.  To determine when files were last accessed,
  130. Patri-Soft has provided a special directory utility that you can use
  131. instead of DOS' DIR.   This directory utility will provide you with all
  132. the information that DOS DIR provides you with, in addition to the last
  133. access date and program.
  134.  
  135.  
  136. FOR EXAMPLE:
  137. ------------
  138.  
  139. Imagine having a full hard drive.  You want to get rid of some files
  140. that are unused, but have no way of knowing when the files were last
  141. used, and by what program.  So, you type:
  142.  
  143.         C:\WP\FILES>  DIR
  144.  
  145. and you get:
  146.  
  147.          Volume in drive C is MS-DOS
  148.          Volume Serial Number is 1A7F-7458
  149.          Directory of C:\WP\FILES
  150.  
  151.  
  152.  
  153. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  154. ----------------------------------------------------------------------------
  155.  
  156.         .            <DIR>     10-02-92   3:54p
  157.         ..           <DIR>     10-02-92   3:54p
  158.         AMEND    FAX     11481 10-28-89  11:03p
  159.         FOSTER   LTR      3637 05-02-90  10:53p
  160.         BIKE     TRP      4356 11-16-89  10:28a
  161.         ETC...
  162.  
  163. You still have no idea as to what files you can get rid of, and what
  164. files you need to keep.  Imagine being able to type:
  165.  
  166.         C:\WP\FILES> LDIR
  167.  
  168. and you get:
  169.  
  170.        Last Access Directory v1.0
  171.        Volume in drive C is MS-DOS
  172.        Directory of C:\WP\FILES
  173.  
  174.       .            <DIR>     10-02-92   3:54p
  175.       ..           <DIR>     10-02-92   3:54p
  176.       AMEND    FAX     11481 07-28-93  11:03p 12-31-92 BITFAX    18  days
  177.       FOSTER   LTR      3637 05-02-90  10:53p 05-02-90 WP       109  days
  178.       BIKE     TRP      4356 11-16-89  10:28a 06-25-93 EXPRESS  456  days
  179.       ETC...                                  ^         ^
  180.                                               last date last program
  181.  
  182.  
  183. Now you know exactly when you last used any file on your entire system.
  184. Imagine the megabytes of disk space that can be freed with this
  185. knowledge!
  186.  
  187. If you don't use any given file/program for a period of 30 days, chances
  188. are you are not going to use it at all.  Run the Last Access TSR for 30
  189. days and you can then start getting rid of all those unused files.
  190.  
  191.         Here are some of the uses of Last Access:
  192.  
  193.                 *  Eliminate old files, such as letters, that are no
  194.                    longer necessary.
  195.  
  196.                 *  Some software packages include files that you do not
  197.                    use.  Last Access can help you get rid of those
  198.                    unused portions of the software.
  199.  
  200.                 *  Manage your office machines by knowing what was being
  201.                    used, and when it was used.
  202.  
  203.                 *  Use in conjunction with Patri-Softs Stowaway to move
  204.                    unused files offline until needed.
  205.  
  206. The Last Access package includes both the Last Access File Monitor as
  207. well as the Last Access Directory Scanner.  Currently, only Patri-Soft's
  208.  
  209. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  210. ----------------------------------------------------------------------------
  211.  
  212. PCOPY supports Last Access Dates, but soon, the entire line of
  213. Patri-Soft's programs will have Last Access Support.  Patri-Soft is
  214. offering this technology to other developers as well.  Contact the
  215. Patri-Soft office for details!
  216.  
  217.  
  218.      How to Use Last Access
  219.      ----------------------
  220.  
  221. Last Access is loaded in the AUTOEXEC.BAT file when the computer is
  222. first turned on.  The Last Access TSR then occupies 4K of memory
  223. "watching" all file accesses.  To insert Last Access into the computer's
  224. AUTOEXEC.BAT, edit AUTOEXEC.BAT and insert the Last Access command.
  225. Example:
  226.  
  227. PROMPT $P$G    <-----  Existing already in AUTOEXEC.BAT
  228. DOSKEY         <-----------------------------------------
  229. LACCESS        <-----  The Last Access command
  230.  
  231. After editing and saving the changes, reboot the machine.  Last Access
  232. will now be installed.
  233.  
  234.      Compatibility
  235.      -------------
  236.  
  237. Last Access will work on IBM XT/AT clones and compatibles running DOS
  238. version 3.3 and above.  Last Access also functions under MicroSoft
  239. Windows.
  240.  
  241.      Last Access Options
  242.      -------------------
  243.  
  244. Last Access normally tracks all files accessed by all programs.
  245. However, some applications may access a file that you don't want to be
  246. marked as accessed.
  247.  
  248. For example, in managing a machine, you don't want to know if a file has
  249. been accessed by a backup program, DOS COPY, a virus scanning program,
  250. etc.  These accesses are legitimate, but don't indicate true file usage.
  251. Last Access can exclude certain programs by entering the program names
  252. on the same line as LACCESS when installing in the AUTOEXEC.BAT file.
  253. For example:
  254.  
  255.         LACCESS  COMMAND SCAN BACKUP PCOPY
  256.  
  257. This command will cause the Last Access Monitor to exclude monitoring
  258. the files that COMMAND.COM, SCAN.EXE, BACKUP.EXE, and PCOPY.EXE access.
  259. Therefore, only "legitimate" file accesses will be tracked.
  260.  
  261. This list of excluded files can be changed at any time during a
  262. computing session.  Simply enter the command:
  263.  
  264.  
  265. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  266. ----------------------------------------------------------------------------
  267.  
  268.  
  269.  
  270.         LACCESS  SCAN
  271.  
  272. and Last Access will exclude only SCAN.EXE.  Then, to reinstall the
  273. other excludes, enter the command:
  274.  
  275.         LACCESS COMMAND SCAN BACKUP PCOPY.
  276.  
  277. You may enter the Last Access command in .BAT (Batch) files to
  278. automatically perform these tasks for you.  The exclude list of Last
  279. Access can be changed as many times during a computing session as
  280. needed.
  281.  
  282.       DISABLING LAST ACCESS
  283.       ---------------------
  284.  
  285. To temporarily disable Last Access, enter the command:
  286.  
  287.          LACCESS *
  288.  
  289. Last Access will ignore all accesses made by all applications until
  290. reactivated by typing:
  291.  
  292.         LACCESS (with optional exclude specifications)
  293.  
  294.  
  295.      LAST ACCESS DIRECTORY
  296.      ---------------------
  297.  
  298. As mentioned before, a Last Access directory utility is necessary to
  299. view the last time files were accessed.  This directory utility, Last
  300. Access Directory (LDIR), displays the standard DOS directory
  301. information, as well as the last time each file was accessed.  To use
  302. LDIR, simply type at the prompt:
  303.  
  304. C:>  LDIR
  305.  
  306.  Last Access Directory v1.0  Copyright 1993 by Patri-Soft
  307.  Volume of drive C is MS-DOS
  308.  Directory of C:\TC\
  309.  
  310. .           <DIR>      10-07-92   3:24p  
  311. .           <DIR>      10-07-92   3:24p  
  312. COMMON   LST       135 07-08-93  11:38a    07-20-93  PCOPY    (37 days)
  313. MEGA     DO        109 08-06-93   1:20p    08-06-93  Q        (20 days)
  314. PCOPY    DSK      2846 08-26-93  11:33a    08-26-93  BC       (Today)
  315. TDCONFIG TD        672 01-07-93   4:56p  
  316. PDIR     DSK      2071 08-26-93   2:07p    08-26-93  BC       (Today)
  317. PDEL     LST       117 07-21-93   4:20p  
  318. STOW     LST      4344 07-27-93  11:22a  
  319. MEGA     LST       392 08-04-93  11:57a    08-04-93  Q        (22 days)
  320. DAN               2637 08-26-93   2:05p    08-26-93  PDEL     (Today)
  321.  
  322. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  323. ----------------------------------------------------------------------------
  324.  
  325.        10 file(s)         8,755 bytes
  326.         1 file(s)           135 bytes (3 percent) NOT used in last 30 days
  327.                      53,002,240 bytes free
  328.  
  329. EXPLAINING THE DISPLAY:
  330. ----------------------
  331.  
  332. The first five columns are the same as the DOS DIR command, detailing
  333. the file's name, size, date, and time.  The remaining columns display
  334. the Last Access information.  These last three columns contain the Last
  335. Access date, program, and number of days since the last access.
  336.  
  337. The statistics at the bottom of the display contain the total number of
  338. files in the directory, and the number of files and bytes that have been
  339. UNUSED in the last 30 days.
  340.  
  341. Remember, if the program to last access a file is undesirable (for
  342. example, DOS COMMAND), simply include the program name on the command
  343. line when loading the Last Access TSR (See the Last Access Options
  344. section of this manual).
  345.  
  346.  
  347.      LDIR USAGE
  348.      ----------
  349.  
  350. The proper syntax for using LDIR is:
  351.  
  352.         LDIR <path/filespec> <optional switches>
  353.  
  354. If a path or filename is left out of the command, LDIR will use the
  355. current directory.   However, you may specify an alternate path and/or
  356. file pattern.  Using wildcards (*, ?) in the filename is allowed, as
  357. long as they conform to the DOS standard of using wildcards.  This is
  358. identical to the DOS DIR command.  Examples of usage:
  359.  
  360.     LDIR C:\BAT          <===== See the files in the BAT directory
  361.     LDIR C:\BAT\AU*.BAT  <===== See all files staring with AU in C:\BAT
  362.     LDIR                 <===== See the files in the current directory
  363.  
  364. At any time during LDIR's display, you may press a key to pause the
  365. scrolling.  It's that simple!
  366.  
  367.  
  368.      LDIR COMMANDS
  369.      -------------
  370.  
  371. As stated before, a number of parameters can be used to alter LDIR's
  372. operation.  To use a switch, just add the switch to the end of the LDIR
  373. command.  Multiple switches can be used together.
  374.  
  375. NOTE:  Commands may also be placed in the environment using the SET
  376.  
  377. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  378. ----------------------------------------------------------------------------
  379.  
  380.  
  381. command.  LDIR will get those commands and use them each time it is
  382. executed.  To set a parameter in the environment, simply type:
  383.  
  384.         SET LDIR = <switches>
  385.  
  386.  
  387.  
  388.      Example of Command Usage
  389.      ------------------------
  390.  
  391.         LDIR C:\BAT /P  <===  See the files in C:\BAT and pause after
  392.                               every screen
  393.         LDIR *.BAK  /S  <===  See all files ending with .BAK across the
  394.                               entire drive.
  395.  
  396.      LIST OF LDIR COMMANDS
  397.      ---------------------
  398.  
  399.  
  400.         /A  Accessed Files
  401.  
  402.             Show only files marked with last access dates.  Normally
  403.             LDIR includes accessed files together with unaccessed files.
  404.             This switch excludes files that have not been accessed.
  405.  
  406.         /D: Date Select
  407.  
  408.             Select files based on date or days.
  409.             Usage: LDIR /D: [(] [)] [=] [DATE]
  410.  
  411.             The "(", ")", and the "=" are condition modifiers, which
  412.             specify if the date requested is LESS THAN, GREATER THAN, or
  413.             EQUAL TO the date specified.
  414.  
  415.             When DATE contains a valid date, the date specified is
  416.             compared to the date of the file.  The file is selected if the
  417.             condition specified by the condition modifier is met.  The
  418.             condition modifier meanings are:
  419.  
  420.               (  File date is older than that specified. LESS THAN
  421.  
  422.               )  File date is newer than that specified. GREATER THAN
  423.  
  424.               =  File date is equal to that specified.   EQUAL TO
  425.  
  426.             If the condition modifier is not specified, ")" is assumed.
  427.             Date values may be specified in any of the following formats:
  428.  
  429.    FORMAT:     MM/DD/YY      MM-DD-YY       DDMMMYY
  430.    EXAMPLE:    12/31/80      12-31-80       31DEC80
  431.  
  432.             If [DATE]  contains a numeric value instead of a valid
  433.  
  434. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  435. ----------------------------------------------------------------------------
  436.  
  437.             date, that number is the number of days old a file should be
  438.             in order to be displayed.
  439.  
  440.               EXAMPLE                    RESULT
  441.               -------                    ------
  442.  
  443.            PDIR /D:(10-24-92          Display files older than 10-24-92
  444.            PDIR /D:)4                 Display files newer than 4 days old
  445.            PDIR /D:=09AUG93           Display all files dated August 9, 1993
  446.  
  447.  
  448.         /LC  Display bytes not used in X number of days
  449.  
  450.              Normally, LDIR gives the number of bytes that have not been
  451.              used in the last 30 days.  If you would like to increase or
  452.              decrease the number of days that LDIR examines, use this
  453.              parameter as follows:
  454.  
  455.                 LDIR /LC:45  <===  Calculates number of files not used
  456.                                    in the last 45 days.  Can be any
  457.                                    number from 0 to 32,000.
  458.  
  459.          /LD  Last Access Date
  460.  
  461.                This parameter is identical in use to the /D parameter.
  462.                The difference is the /LD processes according to the Last
  463.                Access Date, and not the file date.  Example:
  464.  
  465.                   LDIR /LD:=09AUG93  <=== View files accessed August 9
  466.  
  467.  
  468.          /LP  Last Program Name
  469.  
  470.                List files according to the program that last accessed a
  471.                given file.  Displays only those files matching the
  472.                specified program name.  Example:
  473.  
  474.                  LDIR /LP:WP  <== Lists only files accessed by WP.EXE.
  475.  
  476.  
  477.  
  478.          /ND  No Directories
  479.  
  480.                 Suppress the display of directories in the file listing.
  481.  
  482.          /NH  No Header
  483.  
  484.                 Suppress display of the header, containing version
  485.                 number and copyright notification.
  486.  
  487.          /NS   No Statistics.
  488.  
  489.  
  490. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  491. ----------------------------------------------------------------------------
  492.  
  493.  
  494.                 Suppress the display of the ending statistics,
  495.                 containing number of files, bytes, etc.
  496.  
  497.          /O   Omit Files
  498.  
  499.                 LDIR may omit certain files from the directory listing.
  500.                 These may be files that you do not want to view, such as
  501.                 .EXE, .COM etc.  To use, type:  PDIR /O:[filespec].
  502.                 Multiple file patterns may be used by separating them by
  503.                 a comma.  Example:
  504.  
  505.                  LDIR /O:*.EXE           <=== Does not display files ending
  506.                                               with .EXE
  507.                  LDIR /O:*.EXE,*.COM     <=== Does not display files
  508.                                               ending with .EXE or .COM
  509.  
  510.                You may specify up to 200 characters of exclude
  511.                specifications.
  512.  
  513.  
  514.          /ON   Only Names
  515.  
  516.                 To produce a listing which contains ONLY the filenames,
  517.                 use the parameter.  All other information, including
  518.                 Last Access date, with be eliminated.  However, all
  519.                 selection criteria is still valid.  This is designed to
  520.                 allow for the generation of a list of filenames.
  521.                 Programs like PCOPY can take advantage of a list of
  522.                 filenames and perform action on them.
  523.  
  524.          /OS    Only Statistics
  525.  
  526.                 Instead of listing files and the directory statistics,
  527.                 display only the directory statistics (number of files,
  528.                 bytes, usage).
  529.  
  530.  
  531.          /P    Pause Display
  532.  
  533.                LDIR may display more information than can fit on one
  534.                screen.  To pause the output every screen, append /P onto
  535.                the LDIR command.  LDIR will pause for input every 25
  536.                lines.
  537.  
  538.  
  539.          /PX    Program eXclude
  540.  
  541.                 LDIR can exclude listing files that have been accessed
  542.                 by the specified program.  Therefore, if you wish to
  543.                 exclude all files that have been accessed by DOS, you
  544.                 would enter on the command line:
  545.  
  546.  
  547. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  548. ----------------------------------------------------------------------------
  549.  
  550.                   LDIR /PX:COMMAND
  551.  
  552.                 Up to 50 program names may be excluded from any give
  553.                 command.  To exclude multiple program names, enter:
  554.  
  555.                   LDIR /PX:COMMAND,WP,Q,etc...
  556.  
  557.          /S    Search the System
  558.  
  559.                To scan the entire system for files, enter the command:
  560.  
  561.                  LDIR /S
  562.  
  563.                LDIR will scan the entire hard disk for files matching
  564.                the desired file pattern.  If no file pattern is
  565.                supplied, all files will be listed.
  566.  
  567.          /SZ   Select files by siZe
  568.  
  569.                Usage:  LDIR /SZ:[(] [)] nnn
  570.  
  571.                Select a file based on its size.  The ( indicates that
  572.                files less than the indicated size are to be selected.
  573.                The ) indicates to select files greater than the size.
  574.                If neither is specified, ( is assumed.
  575.  
  576.  
  577.  
  578. As stated before, any combination of parameters can be used as long as
  579. they do not directly conflict with each other.
  580.  
  581.      Technical Support
  582.      -----------------
  583.  
  584. Technical support is available by phone, FAX, mail, or CompuServe.
  585. Limited technical support is offered to all users - extended technical
  586. support is available only to registered users.
  587.  
  588. UNREGISTERED USERS:  We want to help you in the case of technical
  589. problems.  Our object is to help you to get Last Access and LDIR
  590. functioning properly and quickly.  We regret that due to the number of
  591. users that contact us for technical support, we may have to limit the
  592. amount of time spent on your particular problem.
  593.  
  594.      To Contact Us:
  595.      --------------
  596.  
  597.         Send letters to:
  598.                 Patri-Soft
  599.                 5225 Canyon Crest Dr.
  600.                 Suite 71-358
  601.                 Riverside CA, 92507
  602.  
  603. Last Access File Access Monitor    August 1993  Copyright 1993 by Patri-Soft
  604. ----------------------------------------------------------------------------
  605.  
  606.  
  607.  
  608.         FAX us at:
  609.                 909-352-1527
  610.  
  611.         Phone us at:
  612.  
  613.                 909-352-2820
  614.  
  615.         Send us mail via CompuServe at:
  616.  
  617.                 76347,2477
  618.  
  619. All requests for assistance will be answered.
  620.  
  621.      Registering with Patri-Soft
  622.      ---------------------------
  623.  
  624. Please register your use of Last Access with Patri-Soft.  Registering
  625. includes:
  626.  
  627.        -- Printed Manual
  628.        -- Extended Technical Support
  629.        -- Free upgrades (via BBS) for one year
  630.        -- Registered version of Last Access (without 3 second random
  631.           delay and message) on diskette
  632.  
  633.  
  634. Registration enables the continuing development of the Patri-Soft
  635. software collection.  Registration is $19 plus S/H.  Please see the
  636. ORDER.FRM file in this package for more information.
  637.  
  638.